Trộn thư (Mail Merge) là biện pháp vô cùng kết quả trong tin học tập văn phòng. Nó hỗ trợ con người tạo ra thư, thiệp, email, tựa thư số lượng lớn nhanh chóng bằng cách trộn tài liệu từ Excel lịch sự Word. Cụ thể, làm gắng nào nhằm tạo thư từ động qua phương pháp này? Tin học tập MOS đang hướng dẫn bạn ngay bên dưới đây. Bạn đang xem: Cách trộn dữ liệu từ excel sang word
Chuẩn bị file trước khi trộn tài liệu từ Excel sang trọng Word
Để có thể tiến hành trộn dữ liệu, bạn cần phải có 2 một số loại tài liệu gồm những: văn bạn dạng Word đựng mã từng phần, bảng tính Excel chứa rất đầy đủ thông tin nên thiết.
Mẫu tệp tin word dạng thư được tạo
Lưu ý rằng các cột trong Excel đề nghị trùng khớp với những mã phần thiết lập trong Word. Trường hợp tệp Excel tất cả chứa dữ liệu dạng thời gian, quý hiếm tiền tệ hoặc mã số bưu điện bước đầu hay chấm dứt bằng số 0, hãy chắc chắn rằng tôi đã chọn đúng format số, ngày, đơn vị chức năng để né sự to kềnh cho thư được chế tạo ra cuối cùng.
Bảng tính excel chứa khá đầy đủ thông tin khớp cùng với word
Chọn đúng định hình dữ liệu trước lúc trộn
Trộn dữ liệu từ Excel sang Word để tạo ra thư từ bỏ động
Có tương đối nhiều phương pháp để trộn tài liệu từ Excel quý phái Word. Mặc dù nhiên, sau khoản thời gian tổng vừa lòng lại, biện pháp làm hối hả và dễ dàng nhất được thực hiện như sau:
Bước 1: Mở lá thư, email, bao thơ đã biên soạn sẵn trong Word. Vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Merge rồi chọn kiểu trộn thư: Mail (thư), email, tem thư, suy bì thư,…
Ví dụ của chúng tôi chọn bì thư – Envelopes…
Bước 2: Cũng trong thẻ Mailings, chọn Select Recipients và chọn Use an Existing List…
Bước 3: 1 hộp thoại mới hiện ra, chúng ta tìm với chọn đường dẫn đến tệp Excel chứa tin tức đã chế tạo và thừa nhận Open
Bước 4: Tại hộp thoại Select Table click lựa chọn Ok
Bước 5: Mở Edit Recipients List để mở vỏ hộp thoại sản phẩm 3, sa thải bớt bạn nhận với nhấn Ok, danh sách bạn nhận cùng thông tin đã được xác nhận.
Bước 6: Tùy từng nhiều loại văn bản trộn khác nhau sẽ tất cả thêm phần tin tức khác nhau. Bạn có thể tự chọn kiểu địa chỉ hoặc loại chào hỏi ngơi nghỉ Address Block và Greeting Line. Nếu không, lựa chọn Insert Merge Field. Chú ý đặt con trỏ con chuột tại đúng vị trí của những thông tin.
Bước 7: Click vào Preview Results để xem trước khi hoàn thiện. Khi vẫn hài lòng, lựa chọn Finish và Merge để in hoặc nhờ cất hộ mail chung.
Trường hợp bạn muốn chỉnh sửa thêm thì lựa chọn Edit Individual Documents để biến đổi từng phần lá thư.
Thực hiện dứt 7 cách này, việc tạo thư tự động hóa bằng phương pháp trộn tài liệu từ Excel sang Word đã hoàn thành. Bạn sẽ có được các bức thư bài bản nhanh chóng mà lại không tốn nhiều công sức.
Bạn vẫn tồn tại thắc mắc về công dụng này với muốn bài viết liên quan nhiều kĩ năng tin học văn phòng và công sở Word, Excel thú vị. Hãy liên hệ với đội ngũ của Trung tâm để được đáp án kỹ lưỡng.
Thông tin liên hệ
Trung trung ương tin học văn phòng và công sở MOS – Viện kinh tế tài chính và thương mại Quốc tế – Đại học Ngoại Thương
ai đang phải làm thông tin để gửi trao một list lớn nhân sự trong công ty và nhiều người đang loay hoay phân vân làm nắm nào thay thế cho cách làm bằng tay thủ công rất mất thời gian, siêu nhàm chán. Bạn muốn có một chiến thuật để thực hiện các bước này một giải pháp nhanh nhất, tối ưu nhất cùng tiết kiệm thời gian nhất. Nhưng còn nếu như không đọc nội dung bài viết này, bạn sẽ vẫn nên làm bằng phương pháp thủ công bằng tay thôi. Để triển khai một thông báo hoặc một văn phiên bản có nội dung mang ý nghĩa chất thắt chặt và cố định và được gởi cho nhiều người, thì bạn cần sử dụng công dụng trộn thư hay còn được gọi là trộn văn bản trong ứng dụng microsoft word nhưng mà bạn hay sử dụng hàng ngày.
bài viết này sẽ từng bước hướng dẫn bạn phương thức trộn câu chữ văn bạn dạng có tính chất cố định tới từng nhân sự có tài liệu được tổ chức trong tệp tin excel một giải pháp nhanh nhất để giúp đỡ bạn xử lý bài toán không phải triển khai một cách bằng tay như được trình bày ở trên.
Trộn thư (Mail Merge) là chức năng hữu ích vào Microsoft Word, nhân tài này giúp bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…
bài xích toán điển hình nổi bật được giới thiệu ở đây là tạo các thông báo trả lương chậm trễ tới từng nhân viên trong công ty.
Xem thêm: Cách Đặt Pass Cho File Word Không Cho Xem Nội Dung ❤ Việt Nam Channel ❤
do đó để thực hiện trộn văn bản (trộn thư) nhằm mục đích tạo thành thông báo cho cục bộ nhân viên trong thời hạn nhanh nhất, ta sẽ thực hiện làm tuần từ theo mỗi bước sau:
1. Bước 1: sẵn sàng file danh sách nhân sự và file văn bản thông báo
bởi thế để giải quyết và xử lý bài toán này bằng phương thức trộn thư (trộn văn bản), ta phải tạo một tệp tin word chứa cấu tạo và nội dung của thông tin trả chậm trễ lương, file sót lại chứa danh sách của cục bộ nhân sự trong doanh nghiệp mà bạn cần tạo nên và gửi mang đến họ được lưu trữ dưới dạng tệp tin excel (xls hoặc xlsx). Bạn có thể theo dõi chủng loại hai file này theo hình dưới đây:
Hình 1: mẫu mã file Excel cất danh sách nhân viên cấp dưới trong công ty
Hình 2: mẫu mã file Word chứa nội dung thông báo cần gửi đến nhân viên
2. Bước 2: Sử dụng tác dụng Mail Merger của word để ban đầu trộn văn bản
Để tiến hành bước này, bạn cần bảo vệ file excel chứa danh sách nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp đã được đóng, khi ấy bạn mở file word chứa nội dung thông tin ra cùng kích lựa chọn Mailings (1) => Start Mail Merge (2) => Letters (3). Bạn triển khai tuần tự theo các ô hình chữ nhật mầu đó được mô tả như hình minh họa bên dưới đây.
Hình 3: Bắt đầu trộn văn bản
3. Cách 3: chọn file Excel chứa dữ liệu danh sách nhân viên để gia công cơ sở trộn văn bản
Ở bước này các bạn chọn Select Recipients (4) => User Exittings List…(5). Bạn triển khai tương trường đoản cú theo sản phẩm công nghệ tự như hình minh họa mặt dưới.
Hình 4: Chọn tệp tin Excel chứa danh sách nhân viên
tiếp sau bạn lựa chọn thư mục cất file Excel danh sách nhân viên doanh nghiệp bạn, trong trường phù hợp này Uy để ngoài màn hình hiển thị nên sẽ chọn Desktop (6) => Chọn tệp tin Excel chứa danh sách nhân viên cấp dưới (7) => lựa chọn Open. Triển khai như hình dưới.
Hình 5: Chọn file Excel đựng danh sách nhân viên cấp dưới (tiếp)
tiếp sau một cửa sổ mới hiện tại ra, các bạn chọn sheet cất danh sách nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp bạn, ở đây file Excel Uy tổ chức sheet 1 chứa danh sách nhân viên, nên ở hành lang cửa số này Uy chọn Sheet1$ như hình chữ nhật mầu đỏ số 9 ở hình dưới.
Hình 6: lựa chọn File Excel cất danh sách nhân viên (tiếp)
4. Cách 4: Chọn những dòng bắt buộc lấy tài liệu để chèn vào file word văn bản thông báo
Ở bước này, chúng ta chọn Edit Recipient List => vứt chọn những dòng đầu, chỉ chọn các dòng chứa tài liệu cần chuyển vào tệp tin Word mà thôi.
Trong hành lang cửa số mới mở ra, chúng ta kích chọn vào các ô ứng với lắp thêm tự 11, 12 để hủy chọn vì 2 cái này đựng tiêu đề của bảng hoặc dữ liệu ngoài bảng mà không phải là tài liệu cần lấy để mang vào thông báo. Tài liệu lấy ban đầu từ số thứ tự 1, bạn xem tương tự như hình mặt dưới.
Hình 7: Chọn các dòng nên lấy tài liệu để chèn vào tệp tin word nội dung thông báo
Bạn chăm chú các thương hiệu cột được hiển thị ứng với các số vật dụng tự mầu đỏ 13, 14, 15…các cột này tương ứng với những cột vào bảng dữ liệu dưới ở mẫu vẽ trên – những cột này được điện thoại tư vấn là “Trường dữ liệu“, nạm thể: “DANH SÁCH NHÂN VIÊN” là tên cột “Stt”, F2 là tên gọi cột của “Họ cùng tên”, F3 là tên gọi cột của “Ngày mon năm sinh”…Bạn ghi nhớ để ở bước tiếp theo bọn họ sẽ chèn tài liệu vào file word từ tên những trường dữ liệu này.
sau khi thực hiện xong, các bạn chọn Ok để hoàn thành.
5. Bước 5: Chèn trường tài liệu từ file Excel vào văn bản file word
Ở cách này, các bạn đặt con trỏ loài chuột vào vị trí bắt buộc chèn trường dữ liệu tương xứng vào, trong vấn đề này Uy thực hiện tuần từ như sau:
+ Đặt con trỏ vào trước từ bỏ “Số: ” (Số thông báo) => Kích chọn Insert Merge Field => lựa chọn DANH_SÁCH_NHÂN_VIÊN (Nó chính là cột số lắp thêm tự trong bảng danh sách nhân viên đã được chăm chú ở trên).
+ Làm tương tự như cho vấn đề chèn tên nhân viên vào trước từ “Kính gửi: Bạn ” => Kích lựa chọn Insert Merge Field => lựa chọn F2 (đây chính là cột Họ cùng tên);
+ Làm tương tự như cho việc chèn Lý do trả chậm chạp lương vào trước từ bỏ “Nêu vì sao chậm lương: ” => Kích lựa chọn Insert Merge Field => chọn F8 (đây chính là cột Ghi chú vào bảng dữ liệu);
Bạn triển khai tương từ như hình dưới:
Hình 8: Chèn trường tài liệu vào văn bản file word
6. Cách 6: Hiển thị hiệu quả và dịch rời giữa những nhân sự để sở hữu thông báo tương ứng
Để hiển thị tác dụng trộn thư (trộn văn bản) các bạn đã làm ở quá trình trên, bạn kích con chuột vào hình tượng Preview Result (20), khi đó thông tin sẽ hiển thị thông nội dung thông báo tới nhân sự thứ nhất trong danh sách. Để di chuyển giữa các nhân viên bạn kích loài chuột vào biểu tượng có số thiết bị tự 21, 22 như hình dưới.
Đến đây chúng ta hoàn toàn hoàn toàn có thể in ấn với gửi cho nhân viên trong công ty bạn rồi!
bạn hãy tải file thực hành về tại đây: File thực hành trộn văn bản – mật khẩu giải nén: Excel
Thuc
Hanh.com
các bạn hãy theo dõi thường xuyên các bài viết trên Excel
Thuc
Hanh.com để tiếp cận bài viết hướng dẫn bạn phương thức trộn văn bạn dạng và gửi tới cho nhân viên cấp dưới qua đường mail mà không nhất thiết phải in bản cứng và phát cho nhân viên.
